Kế hoạch nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các phòng, đơn vị về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ dự phòng; đồng thời bảo quản, quản lý an toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở. Trong đó, Sở từng bước số hóa hồ sơ, tài liệu có giá trị, nhất là tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo đảm khả năng tra cứu, khai thác và sử dụng lâu dài. Việc quản lý, sao lưu và bảo đảm an toàn dữ liệu lưu trữ điện tử cũng được tăng cường nhằm phòng ngừa nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc không còn khả năng khai thác, sử dụng.
Ảnh minh họa
Theo Kế hoạch, trong tháng 10/2026, Sở sẽ tổ chức phổ biến, quán triệt Quyết định số 76/QĐ-TTg và Kế hoạch số 15255/KH-UBND đến công chức, viên chức, người lao động. Nội dung các văn bản sẽ được đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Sở và lồng ghép tuyên truyền bằng các hình thức phù hợp.
Các phòng, đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm lập hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quản lý theo quy định. Công việc này được thực hiện thường xuyên theo danh mục và thời hạn giao nộp.
Đối với công tác số hóa, Sở Khoa học và Công nghệ sẽ phối hợp với Sở Nội vụ khảo sát, đánh giá công nghệ, thiết bị, giải pháp và hạ tầng kỹ thuật phục vụ số hóa, lưu trữ và khai thác tài liệu. Đồng thời, rà soát các phương án nâng cấp, tích hợp hoặc đầu tư bổ sung, bảo đảm tính đồng bộ, an toàn, bảo mật, hiệu quả và tránh đầu tư trùng lặp.
Phòng Chuyển đổi số được giao phối hợp với Sở Nội vụ trong quá trình số hóa tài liệu thuộc Danh mục tài liệu lưu trữ dự phòng được phê duyệt; kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa trước khi bàn giao, bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập, khai thác và sử dụng. Phòng cũng phối hợp chuẩn bị, kiểm tra, đối chiếu sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa đủ điều kiện bàn giao cho Bộ Nội vụ để tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng.
Trong tổ chức thực hiện, các phòng, đơn vị thuộc Sở triển khai những nội dung được phân công, phổ biến các quy định liên quan và thực hiện chỉnh lý, giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định. Phòng Chuyển đổi số chủ trì tham mưu các nhiệm vụ được UBND tỉnh giao cho Sở phối hợp với Sở Nội vụ, trong đó có rà soát yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, đề xuất giải pháp công nghệ, thiết bị và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Văn phòng Sở có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch; phối hợp với các phòng, đơn vị tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện và tham mưu chế độ báo cáo theo quy định.
Theo skhcn.lamdong.gov.vn